環境を改善したい!職場のコミュニケーションのポイントとは?

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仕事上のコミュニケーションに悩んでいる人
社内や部署同士でのコミュニケーションが上手くいっていないせいで業務に支障が出ている。なんとか改善したい!

こんな悩みを解消したくてこの記事を書きました。

私は今まで8回も転職している身ですから、いろんな職場を経験してきました。今までの経験を振り返ってみても、やはりコミュニケーションが良好であれば成果が出しやすくなると感じます。

コミュニケーションは個人の能力だと思われている節が強い気がしますが、決して個人の能力だけの問題ではありません。職場の環境によるところが大きいです。

そこで、この記事では、個人・組織でできる職場コミュニケーション改善方法といろんな会社のコミュニケーション改善の取り組みをメインにご紹介します。

本記事の内容
  1. 仕事上のコミュニケーションに課題を感じている人が多い
  2. 縦・横・ななめのコミュニケーションについて
  3. 職場コミュニケーションを改善するポイント
  4. コミュニケーションが改善した事例

 

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仕事上のコミュニケーションに課題を感じている人は○割

HR総研の調査によると、社内のコミュニケーションに課題を感じている人が約8割で、そのうち68%が「部門間のコミュニケーションに課題がある」と回答しました。

コミュケーション不全になっている原因としては、企業風土や社風が多いみたいです。いつの間にかコミュニケーションをとらないようになってしまったということでしょう。

参考:【HR総研】社内コミュニケーションに関する調査

 

縦・横・ななめのコミュニケーション

仕事では3種類のコミュニケーションがあります。縦、横、ななめの3種類です。

縦:上司・会社・経営層とのコミュニケーション

横:同僚・自分が所属している部門とのコミュニケーション

ななめ:他部署・他部門とのコミュニケーション

どの方向のコミュニケーションを改善したいかで、とるべき施策が変わってきます。

色んな会社の事例を見てみると、この分類が有効であることが見えてきますよ。

 

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職場コミュニケーションを改善するポイント【個人編】

コミュニケーション不足は、職場環境によるところが大きいですが個人でできる対策もあります。

ここでは、縦・横・ななめ関係なく使える手法をご紹介します。

①相手の業務に興味を持つ

いきなりプライベートなことは聞きづらいので、まずは相手の仕事について聞いてみると良いですね。

そこからだんだん仲良くなっていって、個人的な話に持っていけると理想です。

②話し始める前にアイスブレイクを入れる

アイスブレイクというのは、その場の雰囲気を和ませる発言のことです。いきなり本題に入るのではなく、全然関係ない話をするといいです。

たとえば、「最近は寒暖差が激しくて風邪ひきますよね」くらいでもいいですし、相手が高そうなスーツを着ていたら「どこのブランドですか?」と聞いてみるのもありです。

③自然に相手を褒める

具体的に何が良かったかが分かるように褒めると良いですね。

「資料の準備が早くていつも助かっています」みたいに何に褒められているかがわかると嬉しいものです。それが自信になります。

逆に、「君はすごいね」などの抽象的な褒め方だとそんなに喜ばれません。根拠がよくわからないし、場合によっては嘘くさいと思われることがあります。

個人でできる解決策は他の記事でもご紹介しています。ぜひご覧ください。

会社の人間関係は「あること」で解決!ストレスフリーになろう

2019年7月6日

 

職場コミュニケーションを改善するポイント【組織編】

ここでは、組織でできる改善方法をご紹介します。

個人でできることとは規模が違うので、成功すると大きく改善できると思いますよ。

①社内イベント

社内イベントは、縦・横・ななめ関係なくいろんな人と交流できるチャンスです。友人が勤めていた職場では社内イベントが多かったですね。運動会やバーベキューなどをやっていました。

チームワークが求められたので、社内イベントをきっかけにして仲良くなった人もいると言ってましたよ。

社内イベントというと、忘年会やお花見などのイメージが強いかもしれません。

ですが、調べてみると、いろいろなイベントがあるものです。

クイズ大会ポーカー大会を行っている会社もあります。特に、ポーカーは性格が良く出るゲームなので、初対面同士でも話が盛り上がるそうですよ。

また、焼き肉のたれで有名な日本食研では、会社の売り上げを予想して正解すると賞金がもらえるイベントを行っています。

賞金のために、他の部署の人と会社の売り上げを話し合うと仲良くなれること間違いなしですね。

参考:社内コミュニケーションが進むイベント事例

②コミュニケーションスペース

社内で話をするときは、会議室が大半ですよね。でも、会議室だと狭いし緊張しますよね。

会議室では個人的な話になりづらく、まじめな話ばかりになってしまう印象です。

社員同士がもっと打ち解けるようになるには、コミュニケーションスペースを設けるのが得策です。会議室よりはリラックスして話ができるはずです。

コミュニケーションスペースは、空いたスペースにテーブルとイスを用意するだけでも大丈夫です。カフェみたいなオシャレな空間を設ける会社もあります。

こんな空間があったらリラックスしておしゃべりができますよね。

引用:失敗しない社内カフェへ

③コミュニケーションツール

コミュニケーションが少ない企業では、対面でのやりとりよりもメールでのやりとりが多いですよね。隣の人にさえメールでやりとりするなんてこともあります。

でも、メールって言葉遣いに気をつけないといけないので、1通送るだけでも割と時間を使ってしまうんですよね。だからかなり面倒くさいと思います。メールのせいでコミュニケーションの量が少なくなってしまっていることもあります。

もっとフランクにコミュニケーションしませんか。そのほうが情報交換が活発になりますよ

ということで、社内SNSをおススメします。これは文字通り、社内だけに限定したコミュニケーションツールです。SNSなので、メールよりも気軽にコミュニケーションができますし、情報交換も積極的に行われるようになります。

私の知り合いは、前の職場でWowtalkというツールのみを使っていました。このツールで社員がサークル活動の報告をしたり、ビジネスのノウハウを共有していたそうです。

その人は客先常駐のITエンジニアだったので、別の現場にいる社員と面と向かって話すことは少なかったんですが、そのツールのおかげで別の部署の人に気軽に相談ができたみたいです。

社内SNSを導入する際は、1つのツールに限定することが大切です。なぜかというと、複数のツールが使用されていると、あっちこっちに情報が点在してしまい、情報共有しづらくなるからです。

社内コミュニケーションツールに関しては、『社内コミュニケーションを活性化!情報共有SNSツール24選』というサイトが参考になります。導入を検討している際は、ご覧いただくと何か有益な情報が得られると思います。

 

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職場コミュニケーションが改善した一風変わった事例

社内イベント、コミュニケーションスペース、コミュニケーションツール以外にも、変わった改善策を実施している会社があります。

工夫次第でコミュニケーションを改善する方法はいくらでもあるんだなと感じます。

縦のコミュニケーションの改善策

縦のコミュニケーションとは、上司・会社・経営層とのコミュニケーションです。

上司と部下の関係性って距離感が難しいんですよね。お互いに何を考えているのか理解できずに関係性が悪くなっていくケースがあると思います。

そんなときには、1on1が有効です。

1on1

1on1というのは、上司と部下が1対1で面談を行い、仕事上の悩みなどを共有する制度です。ヤフー株式会社が行っていることで有名です。

これによって、上司は部下の悩みを知ることができ、部下は上司に話を聴いてもらうことができます。

1on1で大事なことは、上司は結論を急いだり部下の話を遮ったりせず、部下の言葉に真摯に耳を傾けることです。ヤフーの言葉で言えば、「部下のための時間」にするのが大事です。

1週間に1度、30分間の面談を行います。

1on1を実施した背景は、下記のとおりです。

  • 上司が部下の考えていることが分からない
  • 時短勤務など多様な背景を持った部下を持つなど、ダイバーシティの考え方が必要になってきた
  • 年上の部下を持つようになり、処し方が分からない
  • プログラミングなど、上司が部下よりもスキルがないことが増えた

引用:「1on1ミーティング」で強い組織をつくる

上司も部下との接し方に苦労しているのが分かりますね。

ただ対話するだけではなく、部下に1on1をフィードバックしてもらい、上司にその結果を知らせる仕組みをつくることで、対話の質を高めていく努力もしているそうです。

上司は少しずつ部下との距離感がつかめてくるのではないかと思います。

ヤフー株式会社では、2018年時点で6000人の社員が1on1を行っているそうです。

参考:ヤフーはなぜ6000人の社員を巻き込む「1on1ミーティング」を続けるのか

横のコミュニケーションの改善策

横のコミュニケーションとは、同僚・自分が所属している部門とのコミュニケーションです。

これから紹介するのはサンクスカードです。横のコミュニケーションの改善策としていますが、必ずしも同僚や部門に限る必要はないかなとも感じています。

サンクスカードで、横のコミュニケーションが一番改善しやすいのではないかと思った次第です。

サンクスカード

場の雰囲気を良くするには、相手に感謝を伝えることが一番ですね。ただ、感謝の気持ちを伝えたくてもなかなか伝えられなかったり、感謝の言葉を言いそびれたりしますよね。

みんなが感謝してくれる環境にすれば、モチベーションも上がります。

なんと、人に感謝するとお金がもらえる会社があるんですよ。株式会社武蔵野が有名です。

月に5枚以上のサンクスカードを書くと500円もらえますが、一般社員は月に10枚、管理職は月に20枚のサンクスカードを書かないと罰金5000円という制度です。

サンクスカードを書くときは、以下のことが重要です。

  1. 誰が誰に感謝したかが分かるようにすること
  2. 具体的に何が良かったかを褒めること

「そんなの形だけじゃん」って思われるかもしれません。でも、気持ちは後からついてきます。

褒める側は新たな気付きを得られ、褒められた側は自信や喜びが増えていきます。その結果、社内の人間関係が良くなっていくわけです。

参考:株式会社武蔵野

ななめのコミュニケーションの改善策

「ななめのコミュニケーション」とは、他部署・他部門とのコミュニケーションのことを指します。多くの企業で部署間の連携が十分に取れておらず、頭を悩ませている問題ですね。

そんな企業には、フリーアドレスとシャッフルランチが有効です。

①フリーアドレス

フリーアドレスとは、固定した席を設けず、社員が好きな席で仕事をすることができる制度です。ニコニコ動画で有名な株式会社ドワンゴがフリーアドレスになってますね。

今まで関わることが少なかった人たちとコミュニケーションをとることが簡単になるので、新しいアイデアが生まれるようです。

しかし、固定化した席になりがちだったり、他人との距離感が近かったりといったデメリットもあるので、毎朝会社がランダムに席を決めるなどの工夫が必要です。

参考:フリーアドレスのメリット・デメリット

②シャッフルランチ

ランチ休憩するときって、いつものメンバーで集まって食事することが多いですよね。でも、そうすると交流が深まっていかないですし、他の人の情報が得られません。

それを解決するのがシャッフルランチです。株式会社サイバーエージェントが行っています。

これは、部署や役職に関係なくいろんな人が集まったグループでランチをする制度です。

他部署の人と仲良くなるだけではなく、仕事中に相談しやすくなったり困ったときに助けてくれたりするというメリットがあります。

制度としては、他部署の社員とランチに行くと昼食代を会社が負担してくれるところが多いです。

たまに社長や役員が参加することもあるみたいです。自分のグループに来たら緊張しますね。

参考:シャッフルランチとは?

 

まとめ:コミュニケーション不足は個人だけの問題ではない

コミュニケーションは個人の能力だけの問題ではありません。たとえ個人のコミュニケーション能力が高かったとしても、職場環境や社風のせいでその能力が発揮されないことがあります。

ですが、いろんな会社の事例を見てみると、コミュニケーションを活発にする方法は本当にたくさんあることが分かります。

最後に、この記事のポイントをまとめます。

この記事のポイント
  • 縦・横・ななめのコミュニケーションのそれぞれの解決策があります
  • 個人でも組織でもできることがあります
  • 面白い施策を行っている会社もあります

自分の会社に合った施策があればいいですね。

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