事務仕事をやっていてこんな経験ありませんか。新たに職場に着任した頃は右も左もわからず日々覚える事が沢山あってその日その日で追われていますが、慣れてきた頃になると電話応対やワード、エクセルの作業も慣れてきて「やる事ないなぁ」と時間がただ過ぎて行く事があると思います。
そんなあなたに必見。ただ時間を無駄にして、いつの間にか周りの人は「えっ、私だけ何か置いてけぼりくらってる。」とか「いつの間にあの人資格とったの。」など「もっと時間を有効活用しておけばよかった・・・。」何て後悔する羽目にならない様にしましょう。
悩みのタネはみなさん同じのようですね。
仕事中の暇つぶしを教えてください。
事務職です。最近かなり暇で時間をもてあましています。 通路側、コピー機の近くということもあり、携帯はいじれない、ネットサーフィンもしにくく、来る仕事は1時間もあれば終わってしまい他にすることがありません。事務仕事の方で暇なときは何をしているのでしょうか？
引用：yahoo知恵袋より
やっぱり時間を潰すのって大変なんですね・・・。色々とご紹介していきますので是非ご覧下さい。
こんな方におすすめ
- 余ってしまった時間を有効活用したい
- もっと効率的に仕事をこなせるようになりたい
- 先のことも考えて動ける人間になる
Contents
本当に仕事がないか確認を
まずはじめに本当に仕事がないか確認しましょう。実は聞いてみたら、探してみたらありました。なんて事になったら洒落になりません。「あなた、何しに此処に来ているの。」と言われかねませんし、そんな事になったら社内失業まっしぐらです。
あなたは「暇」なのかもしれませんが、周りは違いました。なんて事にならないようにしましょう。現状把握第一です。
周りに確認してみましょう「何かお手伝い出来る事はありませんか」この一言があるだけでも大分違います。これで周りから「今は大丈夫だよ。」と返事が返ってきたら準備完了です。
自分の為に時間を使いましょう。ただし、あくまで就業時間は極力業務に関する事にしましょう。
暇になったら何をする
日々の仕事を今一度振り返ってみましょう。仕事に慣れてきたら色々なことがわかったり、回りが見えてくるはずです。やり始めは何でも覚えたりで一生懸命で余裕が無い事もしばしば、その状態から一歩先に進んだら今度は改善点が無いか今一度振り返って見ます。
気がついたら書類の束に机が埋もれていた、要らない書類が溜まっているなど様々な事があるはずです。
1.要らない書類など身の回りの整理をします
色々なゴミがいつの間にか溜まっていると思います。いる書類、いらない書類整理をして次の仕事の準備をしましょう。ある程度慣れてきたら書類に限らず、いるものいらないものを整理するだけで「あれどこだっけ」なんていう時間のロスを防げます。
微々たる時間でしょうがその探してる時間を日々積み重なっていくと意外と「こんなに探す時間がかかってたんだ」となりかねません。必要な時に必要なものを出せるようにするだけで仕事がスムーズに進みます。
2.業務の改善点を見つけていく
業務における無駄や効率を上げるための作業をしていきます。手順として省けるもの省けないものがある場合などを精査していくことによって時間を作れるようにしていきます。
何事も余裕を持つと精神的に楽になるので色々なことに対応し易くなります。物理的な余裕と精神的な余裕を持つ意味でも仕事のあら探しは結構大切です。そういった事をコツコツと行っていくと上司の信頼も得やすくなります。
上司の信頼を得られると言う事は新たに仕事を任される可能性も上がってきます。収入アップも目指せますね。
参考：ボクシルマガジン
3.マニュアルを作成する
自分の業務でマニュアル化出来る物を見つけます。日々考えながら仕事をしている中でもマニュアルを作成してルーチン化できるものもあるはずです。「慣れているから」というのも大いに理解できます。
でも、人間ちょっとした事でも考える作業は脳に結構な負荷がかかります。その労力を他の事に回してみませんか。自分の手順を今一度見直すいい機会ですね。そうする事でまた新しい発見があるかもしれません。
また、マニュアル化することで自分がいない時にでも他の方に作業を任せることもできます。自分が人に仕事を与える側になれます。自分の仕事を手順化できて、且つ人に振ることができるとなると相手の信頼度もグンと上がります。社内評価も上がるため、かなりオススメの暇つぶしです。
参考：オクゴエ
4.コミュニケーションの為の情報収集
日々業務を行う為にコミュニケーションは欠かせないものですが、ちょっとした話題を見つける事もいいと思います。あの人色々な事を言っていたけれどもあの時は分からなかったな。「時間があるから調べてみよう」といった具合に時間を使用するのも全然悪くないと思います。
但し、ネットサーフィンで調べるものはあくまで業務に関連したものにしましょう。PCの履歴を見られた時に言い訳が出来ない状況を作るのはまずいです。
コンプライアンスが厳しい会社だとそもそもアクセス自体ができないのも結構ありますが、開けてしまう場合もありその場合に気まずいで済めばいいですが呼び出しで「業務中に何をしているんですか」と言われた場合は結構大変な事になってしまいがちです。情報収集を行う場合でもネットの使用は節度を持ちましょう。
シークレットモードで使用すればというのはありますが、内部監査などでシステム部が本気で履歴などを調べたらまずばれます。完全に防ぐというのもおかしな話ですが不可能です。なのであくまで仕事に関連することでの情報収集を行うことにしましょう。
まず第一にごまかす事を考えるくらいならその気持ちを別のベクトルにもっていった方が無難ですし健全です。
参考：思考は現実化する
5.Word/Excelの勉強を行う
Wordなら基本の書類作成と罫線を引いたりすることでしょうか。エクセルですと、関数を使用したものが作成できる。グラフ作成、VLOOKUP関数 が使用できる、マクロを作成することができるといった所が段階的なレベルでしょうか。
マイクロソフトのHPなどで簡単なトレーニングを無償で受けることができます。動画配信を行っていますので、この機能使った事がないなどの場合参考にするには良いと思われます。
初心者の方からそれ以上の方までワードとエクセルについてかなり詳しく説明されているよねさんのWordとExcelの小部屋というものがあります。そちらを参考にされてください。
参考：マイクロソフトHP
6.オフィスの掃除をする
大きいところですと清掃さんがいたりしますが、それでもほうきとちりとりを持って掃除をする会社も珍しくないです。自分のデスク周りでもいいですね。ただ、他の方のデスクですと見てはいけない内容であったり、うっかりボタンを押してしまってといったことも起こりえますのでデスクは自分の周りのみにしておきましょう。
やってはいけない行動
こちらでは暇だ暇だといっても、会社に雇われている以上何をしてもいいというわけではありません。先程もコンプライアンスについて触れさせて頂きましたが、倫理観もかなり重視される時代になりました。
そんなこといったって周りに聞いても「何にもする事無い」っていうし、「どうすればいいの」となりますがそれは先ほど述べさせていただいた通りです。組織に所属する限り、必要最低限のルールは守りましょう。成績優秀などでせっかく積み上げた信頼も、くだらない事で一遍に吹き飛んでしまいます。
そんな悲しい事にならないようにタブーについて記述していきます。
1.携帯をいじる
緊急の連絡以外などでスマホを基本的にいじる事は避けましょう。暇つぶしでゲームをしている何てツイッターなどでありましたが、言語道断です。通常の企業ならそれだけでクビないし、大目玉は覚悟しましょう。
ゆるい職場もあるかと思いますが、基本的に携帯をいじる事はあまり宜しい行為とは受け取られないです。余計なトラブルを避けるために極力使用しないに越したことは無いです。
やるなら、トイレで行うといいです。ですが、よく消える人何ていわれてしまっても責任はもてませんのでご注意を！
2.何もしない
これはいくら何も無いからといって何もしないのも如何なものかと。周りに仕事を振られない、無いといっても、当然印象はよくありません。無為に時間を過ごす事ももったいないので、何か出来る事やる事を探す事をおススメします。
3.会社のPCを関係ない事に使用しない
暇だからネットサーフィンをするなどこういった使い方をされる方もいらっしゃるようですが、かなりアウトになります。芸能ニュースや遊びなど関係ない事に使用して上司に見つかった場合に気まずい事になりかねません。
また、査定などに大幅に響くところも実際問題あります。友人はとある職場で趣味で芸能ニュースを見ていたら、上司に見つかりセキュリティの視点から厳重注意を受けました。2回続くと始末書扱いで3回目で懲戒処分など厳しいところはかなり厳しいです。
業務に関連したものや、勉強で言い訳がきくものを見たほうが無難です。関係ないものを見るのはやめましょう。またメールでの送受信もやめておきましょう。
以前といっても何年も前になりますが、USBがまだ持ち込めた時代でブログの記事の下書きやそういったものを自分のクラウドやメールで送付して、送ったりなどあったみたいですが、そんな事をした場合１発で解雇は言うまでもありません。
4.自分を否定しない
仕事が振られていないから自分は要らない人間という方がたまにいらっしゃいますが、仕事をこなしていって慣れてくれば必然的に作業時間は減るものです。それをマイナスに考えてしまってはいけません。自分のために使える時間は増えたということで良しとしましょう。
暇な事は悪いことではないです。むしろ日々忙しいのも考え物であると思います。働く時に働いて休む時は休むといった方が考え方としてはかなり健全な気がします。
まとめ
いかがでしたか。ここまで記事を読まれた方はもう暇を潰してみんなを手助けできる、社内でも一目置かれる存在に明日からなれるそんな人であると思います。ここでもう一度おさらいをしましょう。
- 本当に仕事がないか確認を
- 要らない書類など身の回りの整理をします
- 業務の改善点を見つけていく
- マニュアルを作成する
- コミュニケーションの為の情報収集
- Word/Excelの勉強を行う
- オフィスの掃除をする
- 携帯をいじる
- 何もしない
- 会社のPCを関係ない事に使用しない
- 自分を否定しない
流れとしては、現状把握から入って人を手伝うか自分の作業を行うかと大きく２択に分かれると思います。その中で自分の方を選んだら、スキルアップをするもよし、身の回りの整理をするも良しといったところでしょうか。
何もする事がないのは結構苦痛ですが、それでも節度を持って会社との距離感を保ちましょう。たまにはぼーっとする時間もいいですが、時間はお金では買えないものです。なるべく有意義に使いたいものですね。暇つぶしで困ったら是非この記事を思い出してください。ありがとうございました。
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