「添え状」は、履歴書を郵送するとき、中に何を同封したかを示す大切な文書で、ビジネスマナーの基本です。
添え状の有無は、合否に直接関わるものではないとされていますが、添え状がないとビジネスマナーができていない、ということになるため、忘れてしまってはプラスになりません。
とてもカンタンに作成できますので、ぜひ参考にしてくださいね。
添え状の必要性
「添え状」は、先に述べた通り、書類を郵送するときに、相手に同封書類を確認してもらうために必要なものです。
ビジネスマナーとしては必ず入れておきたいものですが、もし郵送後に添え状の入れ忘れに気づいた場合は、あえて送りなおす必要はありません。
封筒を開けてすぐに、添え状は捨ててしまうという企業もあるほど、重視されないこともある存在なのです。
しかし、ライバルより少しでも有利になるために、最低限のマナーは押さえておきたいものです。しかも10分足らずでできちゃう超カンタン書類なので、添え状を入れない手はありません。
添え状の手書きってアリなの？
手書きの添え状は、どちらかといえばアリです。
パソコン作成の添え状のほうが見た目もスマートですし、作成する側としても一度作ってしまえば何枚もコピーできて楽なので、できればパソコン作成の添え状がおすすめです。
ただ、家にパソコンやプリンターがない方は手書きでもOKです。手書き作成の添え状は、メリットとしてその人のカラーが出ることが挙げられます。字がきれいに書ける方は、好印象に繋がるでしょう。
逆を言うと、字を書くのが苦手な方はパソコンで作成してください。
「この人、字が汚いのに手書き？」というのが企業のホンネです。気を付けましょう。
添え状の用紙は何にすればいいの？
パソコン作成の場合は、普通のコピー用紙でOKです。
手書き作成の場合は、縦書きの書簡箋を使用しましょう。
手書きは見た目が乱れやすく、バランスの悪い添え状になってしまうとマイナスイメージに繋がりかねません。書簡箋の罫線に合わせて、見た目を整えることを意識して書きましょう。
また、どちらの場合でもいえるのが、用紙のサイズを履歴書に合わせることです。
用紙のサイズにズレがあると、もらったほうの立場にしてみるとストレスです。履歴書の用紙は主にA4サイズかB5サイズになると思いますが、同封書類はすべてどちらかにそろえて郵送してください。
パソコン作成の記入例
- 日付
記入する日付は「ポスト投函日」です。記入した日を書かないように気を付けてください。年は西暦・和暦どちらでもOKですが、履歴書の書き方に合わせると統一感がでます。 - 宛先
宛先の会社名、部署、担当者名を記入します。(株)や(有)は、略さずに書いてください。担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」と書きましょう。 - 住所・連絡先・氏名
送り主の情報を記入します。電話番号は、日中につながりやすいものが好ましいです。 - 頭語・結語
「拝啓」と「敬具」はセットです。他の頭語・結語もありますが、難しく考えず、例の通りにして大丈夫です。 - 時候の挨拶
季節ごとの文言を入れてもいいですし、例の通りに通年使えるものを記入しても問題ありません。 - 同封書類
「記」と「以上」はセットです。何が何枚入っているのかを明確にしましょう。
パソコン作成の場合は、無料の添え状テンプレートもあるので、これを使えば5分で完成できます。
手書き作成の記入例
- 頭語・結語
頭語は、文の初めにマスを空けずに書きます。結語は、本文の終わりの次の行に、下に１マス空けて書きます。 - 時候の挨拶
パソコン作成と同様、季節ごとの文言を入れても大丈夫ですが、一行に収まるように書いてください。 - 本文
本文中に、同封書類の内容を明記します。 - 日付
上に２マス空けて、「ポスト投函日」を記入します。縦書きなので、和暦のほうがいいでしょう。 - 氏名
下のほうに１マス空けて書きます。 - 宛名
最後の行に、宛名を記入します。相手の名前がわからない場合は「採用ご担当者様」と書きましょう。
手書きの場合は、とにかく丁寧に書きましょう。誤字脱字があった場合は修正するのではなく、面倒でも新しく書き直してくださいね。
自己PRは入れなくていいの？
添え状の目的は、同封書類の確認です。そのため、自己ＰＲは無理して書く必要はありません。
どうしても添え状に自己ＰＲを書きたい場合は、本文中に３行程度にとどめて書きましょう。長文だと、担当者は読みたくなくなってしまいます。
できるだけシンプルな見た目にすることが大切です。
まとめ
- 添え状は、履歴書を郵送するときに必ず入れる
- 添え状は、パソコン作成のほうが好ましいが、手書きでもOK
- 使用する用紙は
パソコン作成→コピー用紙
手書き作成→書簡箋 - 履歴書と同じサイズでそろえる
- 自己PRは添え状に書く必要ないが、書きたければ短め書く
添え状は、こだわって作成することはありません。サクッと作って添えるだけです。
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